وظائف مساعد إداري

أهلاً وسهلاً بكم زوارنا الإعزاء في موقعنا (وظائف الإلكتروني ) والذي يتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري) ونلقاكم خلال هذه الفقرات التالية.

الهدف الوظيفي مساعد إداري

توريد المعاملات الواردة من مركز الاتصال الإدارية سكرتير، وتوريدها برقم الإحالة، وباسم المختص ليتم إنهاء سرعة إجراء الرد عليها، ومن ثم تصديرها بعد إتمام إجراء الرد عليها، وإرسالها للجهات المعنية.
تقديم الخدمات الإدارية ، وإدارات الشؤون التعليمية.

وظائف مهام مساعد إداري

التأكد من المعاملات الواردة التي تواجهها من قبل مدير الإدارة أو من ينوب.
التدقيق على المعاملة الواردة، ومن عدد مشفوعتها .
توريد المعاملة في البرنامج الوزاري (راسل) ويراعافيه تسجيل تاريخ الاستلام، ورقم الإحالة ، واسم المختص بها
استقبال المعاملات الواردة بالفاكس، وتوثيقها، وإجراء اللازم حيالها حسب توجيه مدير الإدارة/إرسال المعاملات بالفاكس، و التأكد من استلامها من قبل الجهات المعنية، وأرشفتها في ملف خاص.
التدقيق على المعاملات الصادرة، والمعتمدة من مدير الإدارة أو من ينوب عنه.
تصدير المعاملات للجهات المعنية كانت خارج مبنى إدارة التعليم أو مباشرة للإدارة المعنية.
أخذ صورة من المعاملة، وحفظها بالملف.
طباعة بيان استلام المعاملات الصادرة.
الإعداد، والتنظيم للأجتماعات ( قبل/ أثناء/بعد) مباشر، تقني، خارجي).
إعداد جدول أعمال الاجتماعات، وخطابات الدعوة بعد عرضها على مدير الإدارة ثم إرسالها للجهات ذات العلاقة.
إعداد العروض التقديمية، والملخصات وفق الأسس الفنية، وعرضها على مدير الإدارة.
تجهيز، وتنظيم مواد الملفات الخاصة بالاجتماعات.
تجهيز مواد، وأدوات الاجتماع.
الإشراف، والمتابعة قبل بدء الاجتماع بوقف كاف من سلامة التجهيزات التقنية، والفنية.
إعداد كشف حضور الاجتماع مع تدوين مسمى الوظيفة، والتوقيع لكل شخص حضر الاجتماع.
تحرير، وقائع الاجتماعات من قبل ( المقررة المكلفة).
إعداد مسودة محضر الاجتماع، وعرضها على مدير الإدارة.
كتابة محضر الاجتماع النهائي، وتوقيعه من قبل مدير الإدارة مع تصويره بالأعداد المطلوبة، وتوزيعه على الأعضاء المعينين.
إرسال نسخة من التوصيات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع إلى الجهات المعنية.
إعداد أي مراسلات تم الاتفاق عليها خلال الاجتماع.
تسجيل أي مواعيد قادمة تم تحديدها خلال الاجتماع بما في ذلك موعد عقد الاجتماع المقبل.
إعداد ملف الاجتماع من جميع الوثائق ( الدعوة، وجدول الأعمال، وكشف الحضور، وأصل محضر الاجتماع، ونسخ القرارات، والخطابات المعدة) وحفظها، وأرشفتها في ملف خاص بشكل يضمن سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة حين الحاجة.
إعداد جدول الزيارات، وتبليغ الجهات المعنية وفق النماذج الرسمية المعتمدة من قبل الإدارة.
إعداد خطاب لمدير إدارة الخدمات العامة لتأمين سائق، وسيارة.
اعتماد تقارير الزيارات من مدير الإدارة، ورفعها للجهات المعنية.
تزويد إدارة الإعلام التربوي بما يستجد لدى الإدارة وفق نموذج يعتمد من مدير الإدارة.
متابعة المواد الإعلامية لمنجزات الإدارة على البوابة الإلكترونية للإدارة.
إعداد الخطابات الجوابية حسب توجيه مدير الإدارة.
أخذ توقيع الموظفين بالعلم على التعاميم، والنشرات الداخلية.
الإشراف على استكمال إجراءات الحجز، والسفر.
استقبال المستفيد من داخل/خارج الإدارة، والرد على استفساراتهم، وتوجيههم حسب تعليمات مدير الإدارة.
تذكير مدير الإدارة بمواعيد اللقاءات الداخلية، والخارجية، ومواعيد الاجتماعات، والزيارات الميدانية، وتحضير الوثائق المطلوبة.
متابعة تسديد الخطابات العاجلة، والهامة في المواعيد المحددة.
تنظيم، وأرشفة ملفات ( الوارد/ الصادرة/ التعاميم/ أخرى) بشكل سلامتها، وسرعة استرجاعها بسهولة.
متابعة تأمين / صيانة التجهيزات التقنية ( أجهزة حاسب آلي، وملحقاته/ طابعات/ماسح ضوئي/ التمديدات الفنية).
متابعة أعمال الأعطال للشبكة الإلكترونية.
متابعة تأمين احتياجات الإدارة من ( قرطاسية/أحبار/ ورق تصوير/ أظرف).
التأكد من، وجود، وسلامة ( طفاية الحريق - حقيبة اسعافات أولية- مخارج الطوارئ ).
القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر.
استقبال المكالمات الهاتفية الواردة، والرد على الاستفسارات بعد الرجوع للموظبة المختصة.

العلاقات الوظيفية مساعد إداري

الاتصال المباشر بمدير الإدارة وجميع الموظفين.

متطلبات الوظيفة مساعد إداري

المؤهل: دبلوم.
الخبرة:
مهارات استخدام الحاسب الآلي.
التعامل لبرنامج الوزاري (راسل).
التحلي بمميزات إدارية.
المعرفة بمعل الشؤون الإدارية، وشئون الموظفين.
مهارات عالية جداً في التنظيم.
المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس، والتصوير، وغيرها.

وأخيراً أكون قد أتممت لكم هذا الموضوع الذي يتحدث عن (وظائف ومهام مساعد إداري ) والذي نتحدث عنها من خلال موقعنا (وظائف الإلكتروني) ونلقاكم في مقالة جديدة بإذن الله تعالى.